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Il BRIS: il collante tra i registri delle imprese degli Stati europei

La nuova normativa nazionale, in recepimento di quella comunitaria, ha rafforzato il sistema di interconnessione dei dati tra gli Stati membri appartenenti all’Unione europea (BRIS). Ciò ha reso molto più semplice la comunicazione tra i registri delle imprese dei diversi Stati europei, introducendo una procedura per lo scambio di informazioni agile e snello, che supera i vecchi meccanismi farraginosi e favorisce la libertà d’impresa in tutto il territorio comunitario.

Il 14 dicembre 2021 sono entrate in vigore le nuove disposizioni del D.lgs. n. 183/2021 (di seguito “Decreto”), in recepimento della direttiva UE 2019/1151 (di seguito “Direttiva”) concernente l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.

La Direttiva persegue lo scopo di stabilire una disciplina uniforme in tutti gli Stati membri, affinché la costituzione di Società on-line e lo scambio di informazioni tra imprese appartenenti a diversi Stati avvenga con agilità e linearità, evitando di doversi imbattere in burocrazie limitanti e procedure difformi tra i vari Paesi.

Inserita in un quadro normativo particolarmente ampio, la Direttiva -frutto di lunghe riflessioni e esperimenti da parte del Parlamento e della Commissione europea- pone le basi non solo per una Pubblica Amministrazione più moderna e capace di comunicare a livello transazionale, ma rappresenta anche la creazione di un diritto europeo ispirato alla libertà d’impresa (art. 16 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea).

Come anticipato, grazie a questa importante riforma, è attualmente possibile costituire società a responsabilità limitata, anche semplificate, online tramite una piattaforma telematica gestita dal Consiglio nazionale del notariato e fruibile dai singoli notai.

La procedura di costituzione da remoto deve seguire una serie di regole tecniche e procedurali necessarie per accertare con sicurezza l’identità delle parti e dell’atto da sottoscrivere. A tal fine, i notai possono decidere di interrompere la stipula dell’atto in videoconferenza quando sorgano dubbi circa aspetti fondamentali dell’accordo.

Tuttavia, per quanto qui d’interesse, occorre evidenziare che col recepimento della Direttiva, il succitato Decreto, al fine di promuovere la fiducia nelle transazioni commerciali e migliorare la comunicazione tra gli Stati appartenenti all’Unione Europea, ha rafforzato il sistema di registri interconnessi, il cosiddetto BRIS (Business Registers Interconnection System), i cui dati e informazioni sono attualmente consultabili gratuitamente, salvo – prescrive la norma – i costi amministrativi, intesi come i costi di sviluppo e mantenimento del registro stesso.

Preme rimarcare che il sistema BRIS favorisce la comunicazione elettronica tra tutti i registri delle imprese degli Stati appartenenti all’Unione Europea, i quali possono, tramite questo strumento, scambiarsi informazioni sulle succursali estere e sulle operazioni straordinarie transfrontaliere, in particolare le fusioni, delle società.

L’Italia è stata tra i dieci paesi promotori sin dal principio, insieme a Danimarca, Germania, Grecia, Croazia, Cipro, Polonia, Slovenia, Svezia e Norvegia. Gli altri Paesi europei hanno avviato procedure di accesso e connessione in maniera progressiva.

Alla luce di quanto sopra, nello specifico, i cittadini, le imprese e le autorità nazionali di ogni Stato membro, possono effettuare ricerche, tramite il portale “e-justice”, relativamente a dati e informazioni colà depositati e inseriti dalle società degli Stati membri aderenti.

Pertanto, al fine di rendere efficace il sistema del registro di interconnessione dei dati, gli Stati dell’Unione Europea sono obbligati a connettere il proprio registro nazionale alla piattaforma centrale europea (ECP) cosicché ogni impresa possa essere individuata tramite un codice identificativo unico europeo (EUID).

Il Decreto ha, inoltre, stabilito che, tra le informazioni concernenti le società di capitali che possono essere carpite dalla piattaforma telematica, rientrano -a titolo meramente esemplificativo ma non esaustivo- la denominazione della società, la forma giuridica, la sede, lo Stato membro d’iscrizione, il numero di iscrizione, l’EUID della società e lo stato d’iscrizione.

Oltre a ciò, la riforma ha introdotto una procedura di interscambio di dati tra gli Stati membri in caso di registrazione o chiusura delle succursali di una società costituita secondo le disposizioni di un altro Stato membro.

Difatti, gli Stati membri, nei quali è presente una succursale, hanno l’obbligo di comunicare tramite il sistema del BRIS l’eventuale registrazione o cessazione delle attività di una sede secondaria allo Stato che ospita la sede principale. Lo scopo è di rendere più semplice la verifica delle informazioni da parte degli Stati interessati mediante il sistema facilmente fruibile dell’interconnessione dei registri.

Allo stesso modo, grazie al BRIS, in totale conformità alla normativa in materia di trattamento dei dati personali di cui al regolamento UE 2016/679 (GDPR), è ora possibile lo scambio di informazioni tra Stati membri concernenti l’esistenza di cause di ineleggibilità degli amministratori.

Lo scopo della misura è chiaro. Occorre evitare che un soggetto interdetto dalla carica di amministratore in uno Stato membro possa eludere tale divieto assumendo la medesima carica in altro Stato appartenente all’Unione Europea.

In virtù di quanto previsto dalla normativa comunitaria, il Decreto ha esteso agli amministratori delle S.r.l. le cause di ineleggibilità e decadenza contemplate dall’art. 2382 c.c. per gli amministratori delle società di capitali.

Pertanto, gli amministratori non possono essere nominati, e se nominati decadono, quando sono interdetti, inabilitati, falliti, o sono stati condannati ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea dai pubblici uffici, o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi.

Tuttavia, la novella normativa non si è limitata a tale estensione. Preme segnalare, infatti, che per contrastare la nomina di amministratori incompatibili sono state introdotte alcune ulteriori garanzie, tra cui la necessità di ottenere -da parte dei soggetti interessati a ricoprire il ruolo di amministratori- una dichiarazione nella quale asseriscono di non essere soggetti a cause di ineleggibilità né nello Stato di appartenenza né in altro Stato europeo. Si tratta di un obbligo che introduce un nuovo presupposto di regolarità della nomina assembleare.

Ultimo ma non ultimo, è necessario ricordare che è stato inserito nel codice civile l’articolo 2508 bis c.c., il quale disciplina la fattispecie della registrazione e della cancellazione on-line nel territorio dello Stato della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell’Unione Europea.

In particolare, il nuovo articolo stabilisce che gli atti di nomina dei soggetti che rappresentano le sedi secondarie, con l’indicazione delle relative deleghe e poteri, devono essere depositati, ai fini della loro iscrizione, nel registro delle imprese presso un notaio esercente in Italia, con le vecchie modalità ovvero in videoconferenza.

Gli atti da depositare, devono essere contenuti in duplicati informatici o copie informatiche rilasciate dal competente registro delle imprese e di questi deve essere garantita la provenienza dal medesimo registro e la conformità ai corrispondenti documenti o informazioni nello stesso iscritti.

Orbene, anche tali informazioni devono essere comunicate tra gli Stati membri tramite il sistema di interconnessione di dati (BRIS).

Pertanto, è chiaro che, se già dal 2017 il BRIS giocava un ruolo importante per lo scambio di informazioni e dati tra gli Stati europei, ora è da considerarsi come la piattaforma digitale per eccellenza, trattandosi, infatti, di uno strumento unico che connette i registri delle imprese di tutta Europa e garantisce favorevolmente la libertà d’impresa di cui al citato art. 16 della Carta Europea dei diritti fondamentali.

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